危機管理をおこなう上で、知識をつけておくことは重要ですが、もっとも重要なことは知識を表に出し、最適な危機管理マニュアルへ改良し続けていくことです。そのために法人全体がやらなければならないことや、法人のトップやリーダーがどういった立場にいなければいけないのか、まずは多くの知識をつけて、訓練していきましょう。
危機管理マニュアルとは
危機管理マニュアルとは、法人の危機についてさまざまな意見がある中で、それらを法人内で検討し、決定した内容をまとめたものをいいます。危機にたいしてどのような備えが必要なのか、危機が発生したときにどのような体制で対応していくのが最善なのかなど、危機管理には検討し決めておかなければならない項目が多数あり、いきなりマニュアル化することは難しいとされています。
危機管理マニュアルの目的と必要性
危機管理マニュアルを作成するにあたって、なぜ必要なのか、マニュアルがあることによりどんな効果が生まれるのかを理解しておく必要があります。必要性や目的を理解しておくことで、危機管理マニュアルを作成している過程でも最終目的を見失うことなく、内容のブレを回避することが可能になります。
危機管理マニュアルの目的
- 従業員に法人が抱える危機を認識させることができる
- 危機が起きたとき、迅速な対応をとることができる
- 対応漏れのチェックができる
- 従業員が臨機応変に対応することができる
- 従業員に法人が抱える危機を認識させることができる
危機管理マニュアルを作成するにあたり、法人の抱える危機が徹底的に洗い出されます。そのため作業中の従業員には考えつかない問題や、現場で作業中の従業員にしか分からない問題などを法人全体に周知させることができます。法人内に潜むさまざまな危機を従業員に周知することで、ひとりひとりの危機対策に対する意識がかわる可能性もあるのです。 - 危機が起きたとき、迅速な対応をとることができる
万が一、法人にとっての危機が起きてしまったときに危機管理マニュアルに従って対応することができれば、法人のトップやリーダーからの指示を都度仰ぐ必要がないため、迅速な危機対応が可能になります。 - 対応漏れのチェックができる
危機が起きてしまってから、法人内に潜む危機をリスト化し、チェックしていては、落ち着いた判断ができず対応漏れが生じてしまう可能性があります。事前に危機をリスト化し、日ごろから内容のチェックをおこなっておくことで、いざというときの対応漏れをなくすことが可能になります。 - 従業員が臨機応変に対応することができる
危機管理マニュアルを軸に対応していくことで、マニュアルどおりの対応ができない場合でも軸からズレていないか判断し、従業員ひとりひとりが臨機応変に対応していくことが可能になります。
危機管理マニュアルの必要性
法人の不祥事がおおやけになって大損害となるのは、大手の企業がほとんど。うちは中小企業だからおおやけになることもないし、関係ないね。
2019年現在、大企業も中小企業も関係なくWeb上ではいつも危機と隣り合わせの状態です。最初の火種はすごく小さいものだったのに、対応しているうちに失言や失態により法人にとって最悪の結果を招いてしまうこともあります。最悪の結果を招いてしまう”危機に弱い”法人にはある共通点があります。
「危機管理のための対策にはコストがかかる」
「不祥事による悪影響とは法人のイメージが下がるだけ」
法人のリスクに関してさまざまな誤解をしているのです。危機管理のための対策費はコストではなく法人の利益を守るための保険料です。不祥事を起こしたときに受ける最大のダメージはイメージが下がるだけではなく、金銭的な損失につながることなのです。危機管理マニュアルには、法人にとって万が一が起きたとき、イメージダウンや金銭的な損失を最小限にし、破綻に追い込まれることなく、法人を存続させるための重要な役割が与えられているのです。
危機管理マニュアル作成時の4つのポイント
- 緊急時体制
- 発動と初動対応
- 情報発信・コミュニケーションズ
- マネジメント活動
- 緊急時体制
緊急事態が発生したり、発生が予測される場合にただちに設けられる事態の対応に当たる部署となります。この部署に招集されるメンバーや、だれが何の役割をするのかなど、事前に決めておく必要があります。緊急時体制を設ける目的 目的1：緊急時における明確な情報・指示と迅速な対応 組織の中心となる人物を立て、情報や指示などの意思決定を迅速かつ明確におこなうことで法人内での混乱や被害の拡大を防ぐことが可能になります。 目的2：緊急時における確かな情報収集と情報発信の統一 正確な情報を集め、決められた人物や場所など情報発信元を統一することで、情報の錯綜や混乱を避け、素早い鎮静化を目指すことが可能です。 目的を満たすための要件 要件1：トップマネジメントの存在 明確な情報発信や意思決定には組織の中心となる人物が必要不可欠です。経営者や経営者に準ずる人物が指揮をとることが重要です。 要件2：フラットかつ柔軟な組織体制 階層化となっている組織は、情報や指示が階層の途中で止まってしまい、迅速に対応できなくなるため、緊急事態であることを踏まえ、多部署にまたがり活動していくことが必要となります。 要件3：通信インフラの確保・拡充 情報収集や発信はもちろん指示をだしたり、正確な情報を見極めるなど、常に情報が行き来できる状態をたもっておく必要があります。 - 発動と初動対応
緊急時体制を発足させるためには、なぜそういった判断を下すのか、なぜその指示を出すのか、判断基準を設ける必要があります。また、迅速な初期対応かつ的確な判断は、被害を最小限にとどめるため必要不可欠となります。 - 情報発信・コミュニケーション
緊急時には社内外の従業員や関係者に適切な手段を用いて、適切かつ迅速な情報発信・情報連携をとる必要があります。そのため、相手との関係性に応じたさまざまな手段で、情報発信や情報連携の方法を確認しておくことが重要です。 - マネジメント活動
「危機管理マニュアルを作成したからもう大丈夫」というわけにはいきません。マニュアルは5年後も10年後もいつ何がおきても頼れる存在である必要があります。そのため、常に時代や法人内の変化に適応した状態にたもち、法人内全体に周知・定着させるために日ごろからイメージトレーニングや実際の訓練をおこなうことが大切です。
危機管理マニュアルと危機管理広報マニュアルの違い
危機管理マニュアルのほかに、危機管理広報マニュアルというものも作成する必要があります。緊急時の主な流れや行動、連絡パターンなどが細かく書かれた”危機管理マニュアル”とは違い”危機管理広報マニュアル”にはマスコミやメディアへの対応方法や謝罪コメントや緊急記者会見の用意から立ち振る舞いなど世間への対応方法が細かく記されています。
危機管理マニュアルまとめ
危機管理マニュアルを作成するにあたって、一番重要なことは”目的”と”必要性”をしっかりと理解しておくことです。なんのための危機管理マニュアルなのか、なぜ危機管理マニュアルが必要なのか、それが理解できていれば作成方法や作成内容、また作成後の利用方法や改善内容なども明確なものになってくるのではないでしょうか。そして、法人全体でリスクにまつわる予防としてできるところから対策していきましょう。レピュ研もぜひお手伝いさせていただきたいと思っておりますので、お気軽にご相談くださいね。
